Prosedur Penyusunan Laporan Kegiatan Teknologi Perkantoran

 Di era globalisasi seperti sekarang ini, pengunaan teknologi perkantoran sangat dibutuhkan. Terutama  pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan mereka. Pengunaan  dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan, dibutuhkan keterampilan khusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan serta keteramplan dalam hal mengoperasikan peralatan perkantoran sebagai alat bantu kerja.

1. Pengertian Laporan
     Laporan adalah suatucara komunikasi yang dalam hal ini penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

     Adapun selain definisi diatas,daftar berikut ini merupakan kumpulan definisi laporan menurut para ahli :

• Menurut Alawiyah : Laporan adalah informasi dari seorang petugs atau pejabat kepada petugas atau pejabat lainnya dalam suatu sistem administrasi.
• Menurut Indah : Laporan adalah karangan yang berisikan paparan peristiwa atau kegiatan yang telah dilakukan
• Menurut Keraf : Laporan adalah salah satu cara komunikasi dmana penulis dapat menyampaikan informasi kepada orang lain karena tanggung jawab yang dibebankan padanya.
• Menurut Mulyadi : Laporan adalah keluaran sistem informasi akuntansi yang berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer
• Menurut Rama & Jones : Laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik

2. Kegunaan Laporan

• Mengatasi dan menyelesaikan suatu masalah
• Mengambil suatu keputusan yang lebih efektif
• Mengadakan pengawasan,perbaikan, dan evaluasi
• Mengetahuin perkembangan dan kemajuan suatu masalah
• Menemukan teknik atau cara baru

3. Macam-macam Laporan

     Berdasarkan bentuknya dibagi 2 yaitu :

1. Laporan berbentuk formulir lisan
2. Laporan berbentuk surat

     Beradasarkan waktu penyampaian dibagi 2 yaitu :

1. Laporan periodik
2. laporan isidental

4. Sistematika Laporan

     Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah laporan. Secara garis besar, semua laporan memiliki 3 bagian utama, yang terdiri atas : bagian awal/pendahuluan,bagian inti,dan bagian penutup.

     Hendaknya laporan lengkap,dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : 

• apa (what)
• mengapa (why)
• siapa (who)
• di mana (where)
• kapan (when)
• bagaimana (who)

   a. Pendahuluan

1. Latar belakang kegiatan
2. Dasar hukum kegiatan
3. Apa maksud dan tujuan kegiatan
4. Ruang lingkup isi laporan

   b. Isi laporan 

1. jenis kegiatan
2. Tempat dan waktu kegiatan
3. Petugas kegiatan
4. Persiapan dan rencana kegiatan
5. Peserta kegiatan
6. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta/datanya).Kesulitan dan hambatan
7. Hasil kegiatan
8. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang

   c. Penutup

          Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

5. Teknik Menyusun Laporan

• Isi laporan singkat dan padat
• Isi laporan runtut atau sistematis
• Isi laporan mudah dipahami
• Isi laporan lengkap
• Isi laporan menarik penyajiannya
• Isi laporan berpegangan pada fakta, data, persoalannya
• Penyajian tepat waktu

6. Praktek Menyusun Laporan

BAB I : PENDAHULUAN

      Pendahuluan merupakan halaman pertama yang berisikan tentang latar belakang dan tujuan kegiatan diadakan. Pada bagian ini, minimal ada 3 sub bagian dari bab pendahuluan yaitu : 

• Latar belakang
• Nama kegiatan
• Maksud dan tujuan

BAB II : RENCANA PELAKSANAA KEGIATAN

       Bab ini berisikan bagian-bagian yang menjelaskan apa saja yang akan direncanakan dalam mengadakan kegiatan tersebut. Di antara rencana tersebut ialah waktu, terget peserta, jenis kegiatan, fasilitas dan lain-lain. Bab ini dibagi 3 sub-bab yaitu : 

• Rencana mekanisme kegiatan
• Rencana anggaran biaya
• Susunan kepanitiaan

BAB III : PELAKSANAAN KEGIATAN

        Bab ini hampir sama dengan bab II, namun perbedaannya adalah jia bab II adalah perencanaan, bab III lebih ke arah rencana yang telah terlaksana

BAB IV : EVALUASI DAN HASIL PELAKSANAAN

        Di bab ini terdapat 2 sub-bab yaitu sub-bab evaluasi pelaksanaan kegiatan yang berisikan tentang faktor apa saja yang menghambat dan mendukung pelaksanaan kegiatan. Lalu sub-bab hasil pelaksanaan kegiatan berisikan evaluasi dan kesimpulan yang didapat dalam kegiatan

   

BAB V : PENUTUP

         Pada bab terakhir ini berikan kata-kata penutup dari laporan

    LAMPIRAN

          Setelah bab penutup, jangan lupa untuk melampirkan segala dokumen-dokumen penting bagi penerima laporan pertanggung jawaban (LPJ).

Sumber :

1. Modul Teknologi Perkantoran; Ummi Chanifah. 

2. https://novitapfxap320smkn6ska.blogspot.com/2019/05/pembuatan-laporan-kegiatan-teknologi.html?m=1