MENERIMA DAN MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON (TIPS UJI KOMPETENSI OTKP)

Dalam Uji Kompetensi, biasanya penanganan telepon akan dilakukan ditengah-tengah anda bekerja. Sehingga seringkali anda merasa belum siap, sementara telepon di meja telah berdering. Bila kondisi seperti ini yang anda alami, dipastikan anda akan gugup, sehingga hal yang sebelumnya mudah berubah menjadi rumit.
Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut:
1. Setelah mengikuti tugas mengetik cepat (Typing Master), yang dilaksanakan serentak segera buatlah catatan kecil tentang:
a) Identitas anda dan pimpinan anda secara lengkap (pada kertas kecil)
b) Identitas orang yang akan anda hubungi (lihat pada soal telepon keluar)
c) Inti materi yang akan dibahas dalam penangan telepon (buatlah secara terpisah anatar soal telepon masuk dan keluar)
2. Selanjutnya satukan catatn kecil tadi dengan block note dan LPT (menggunakan paper clip)
3. Letakan tersebut pada tempat yang mudah anda lihat, sehingga pada saat anda menerima telepon mendadak, anda tidak kebingungan mencari soal dan perlengkapannya.



 Langkah-Langkah Menangani Telepon Masuk
1. Angkat gagang telepon segera setelah telepon berdering (menggunakan tangan kiri). Ucapkan salam, identitas, dan tawarkan bantuan. Misalnya: “Pagi, Surya Kencana, ada yang bisa kami bantu?”
2. Ambil catatan kecil yang sudah anda buat. Siapkan bolpoin dan block note.
3. Dengarkan permintaan penelepon, misalnya: “Saya mau bicara dengan Bapak Iskandar, apakah beliau ada?”, sebelum anda menjawab, cek dahulu apakah penelepon sudah menunjukan identitasnya. Bila belum, tanyakan dahulu identitas penelepon secara lengkap, kemudian anda jawab. Misalnya: “Sayang sekali Bapak skandar saat ini sedang tidak ada di tempat, apakah ada pesan untuk beliau?”. Jangan lupa semua data tentang identitas penelepon dicatat dalam block note.
4. Bila penelepon meninggalkan pesan, segera catat di block note. Jangan mencatat pesan penelepon di kertas lain. Yakinkan diri bahwa catatan sudah lengkap dengan cara melakukan konfirmasi pesan, misalnya: “Baik Ibu/Bapak, saya akan membaca kembali pesan ibu yaitu ......... apakah benar begitu?”.
5. Sebelum penelepon mengakhiri pembicaraan, cek dengan cepat hal-hal yang mungkin masih belum tercatat, seperti nomor telepon atau keterangan lain yang dibutuhkan. Bila belum ada lengkapilah. Bila sudah, yakinkan penelepon bahwa pesannya akan disampaikan dengan segera. Misalnya: “Baiklah bu/pak, pesan ibu/bapak akan segera saya sampaikan secepatnya setelah beliau kembali ke kantor.
6. Mengakhiri pembicaraan dilakukan setelah penelepon memberikan ucapan terima kasih dan salam. Balas dengan cara yang sama, misalnya: terima kasih, selamat pagi”. Kemudian menutup pesawat telepon dilakukan setelah penelepon menutupnya. Tutup dengan tenang, tidak terburu-buru, dan jangan dibanting.
7. Selanjutnya segera pindahkan catatan yang ada pada block note ke dalam LPT. Yang perlu diingat bahwa semua yang tertulis di dalam LPT ada di block note, tapi tidak semua yang terdapat di block note disalin ke dalam LPT.

 Langkah-Langkah Menangani Telepon keluar
1. Ambil dan cermati catatan anda tentang perintah tellepon keluar, di antaranya identitas yang akan dihubungi, nomor telepon, dan pesan yang akan disampaikan. Biasanya nomor telepon yang akan dihubungi diganti, sesuai dengan kondisi TUK/sekolah masing-masing.
2. Mulailah dengan menekan nomor yang dituju, tunggu samapai penerima mengangkat gagang telepon. Jawab salam, sampaikan identitas, dan sampaikan maksud/tujuan menelepon. Misalnya: “Pagi, saya Sarah Sekretaris Bpk. Iskandar dari PT Surya Kencana. Saya ingin bicara dengan Bpk. Fariz, apakah beliau ada di tempat?”
3. Bila penerima menyampaikan bahwa beliau tidak ada ditempat dan menawarkan untuk meninggalkan pesan, berikan pesan sesuai dengan soal.
Contoh:
“kalau begitu tolong sampaikan kepada Bpk. Fariz, bahwa beliu diundang rapat oleh Bpk. Iskandar untuk membahas tentang negosisasi waralaba, yang akan diselenggarakan pada hari Rabu tanggal 28 Maret 2020 pukul 10.00 – 12.00 di Hotel Menara Gading, Jl. Kayu Jati No. 10, Jakarta Barat.”
4. Setelah penerima telepon mencatat pesan, segera akhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan salam. Kemudian tutup pesawat telepon dengan tenang dan hati-hati.

Sumber : Seri Pendalaman Materi Administrasi perkantoran (Erlangga 2013)