PROSEDUR RAPAT TELECONFERENCE

 Pada saat penyelenggaraan rapat, penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas lima unsur, yaitu prapersiapan, persiapan, pelaksanaan , penggandaan, dan pendistribusian.

1.    Pengertian teleconference

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melalui telepon atau koneksi jaringan. Teleconference (telekonferensi atau teleseminar) merupakan komunikasi langsung (sinkron) diantara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.

 

2.    Alat-alat yg digunakan untuk teleconference

Berikut merupakan alat-alat yang harus tersedia untuk melakukan teleconference

a.    Koneksi internet (Interconnected-networking)

Yaitu rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian yang terhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket.

Alat-alat yang dibutuhkan untuk koneksi internet:

·      Kabel LAN (Lokal Area Network)

·      Modem (Modulator DEModulator)

·      WiFi/hotspot

b.    Peralatan audio (suara)

c.     Peralatan video (perekam visual)

 

3.    Melakukan teleconference

Media yang dapat digunakan untuk teleconference diantaranya yaitu : Skype, Slack, Cisco webex, Zoom, Google Meet, dan lain-lain

 

Sumber : Modul Teknologi Perkantoran (Ummi Chanifah)