MESIN-MESIN KANTOR (OFFICE MACHINE)
Mesin perkantoran
(Office Machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat,
mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara
mekanis, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi.
Mesin kantor
merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan
efisien. Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakanya mesin kantor, hendaknya
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1.
Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar
diperlukan
2.
Jenis mesin hendaknya praktis
3.
Mesin tersebut dapat mengurangi biaya
pelaksanaan pekerjaan
4.
Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan
5.
Mutu mesin harus baik
6.
Mesin tersebut dapat digunakan untuk berbagai
macam pekerjaan
7.
Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
8.
Mesin tersebut dapat diseseuaikan dengan
kemampuan pegawai
9.
Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilakukan
10.
Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan
untuk meletakan mesin tersebut
Jenis pekerjaan
yang membutuhkan penggunaan mesian adalah :
1.
Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak
2.
Pekerjaan yang berat bagi manusia
3.
Pekerjaan yang lamabat bila dilakuakn dengan
tangan
4.
Hasil pekerjaan yang berformat rapih
5.
Pekerjaan yang harus teliti
Jenis-jenis mesin kantor
Mesin-mesin yang
digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat
diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi
mesin.
1.
Tenaga penggerak
a.
Mesin manual, mesin kantor yang dioperasikan
menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
b.
Mesin listrik (Elektrik), mesin kantor yang
pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2.
Cara kerja komponen mesin
Mesin
mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya
pada waktu dioperasikan.
Mesin
elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau
menggunakan bahas mesin. Mesin ini hanya dapat bergerak menggunakan listrik.
3.
Fungsinya sebagai mesin kantor
a.
Mesin penghimpun data atau informasi
1)
Mesin penjilid (Binding Machine)
2)
Stapler (Hecht Machine)
b.
Mesin pemisah
1)
Mesin pembuka surat (Letter Opener)
2)
Mesin pemotong kertas (Paper Cuter, Guillotine)
3)
Mesin pelubang kertas/kartu (Punch Card Machine)
4)
Mesin penghancur dokumen (Shredder)
5)
Pengasah pensil (Pencil Sharpener)
c.
Mesin pencatat data atau informasi
1)
Mesin tik (Typerwriter)
2)
Mesin penomor (Numbering Machine)
3)
Mesin pencetak prangko (Franking Machine)
4)
Pencatat uang kas (Cash Register)
5)
Microfilm
d.
Mesin pengolah data
1)
Mesin jumlah (Adding Machine)
2)
Mesin hitung (Calculating Machine)
3)
komputer
e.
Mesin pengganda
1)
Mesin stensil (Stencil Duplicator)
2)
Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
3)
Mesin fotokopi
4)
Mesin perekam sheet (Sheet Cuter, Scanner)
5)
Mesin offset
f.
Mesin pengirim data atau informasi
1)
Telepon
2)
Telex
3)
Faksimile
4)
Modem
5)
Teleprinter
6)
Telefoto
7)
Telecopier
8)
Handy talky (HT)
g.
Mesin pengaman dan penyaman
1)
Pengaman data (data Safes)
2)
Kipas angin (Fan)
3)
Air Conditioner (AC)
4)
Tirai udara (Air Curtain)
h.
Mesin pengontrol
1)
Mesin presensi
2)
Close circuit television (CCTV)
Prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
1.
Mesin ketik
Mesin
ketik/mesin tulis biasa yang dapat dipergunakan untuk :
a.
Mengetik berbagai macam surat
b.
mengetik naskah atau teks
c.
mengetik tabel/daftar dan sheet stensil
d.
mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti
kuitansi, faktur, weselpos, kartu pos, dan lain-lain
2.
Faksimile/Fax (Telecopier)
Fax
adalah teknologi komunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan
dokuemen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax
penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Faksimile berasal dari bahasa
latin yaitu “fac simile” (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama
dengan aslinya.
Cara
menggunakan Fax
a.
Menghidupkan/turn on mesin fax
1)
Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia,
mesin fax akan hidup
2)
Pesan yang ada dilayar OPEN COVER/OUT OF PAPER
(buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk)
3)
Pres Start (tekan tombol Start/mulai)
4)
Mesin fax sudah standby
5)
Masukan jack telepon di mesin di bagian yang
tertulis line, lalu angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor
lalu dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti fax siap digunakan.
b.
Mengirim dokumen atau naskah
1)
Manual
Berikut
langkah-langkahnya:
a)
Siapkan dokumen yang akan dikirim
b)
Masukan dokumen secara face down/tulisan
membelakangi pengirim
c)
Angkat handset/sp-phone/monitor akan terdengar
tone
d)
Masukan nomor fax tujuan
e)
Apabila sudah terdengar nada fax/ beef panjang,
tekan tombol start
f)
Mesin fax akan bekerja, tunggu samapai dokumen
terkirim
2)
Display X Documen Sent
Cara
ini digunakan apabila nomor yang dituju belum tentu terhubung dengan nomor fax
atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna nomor fax
sekaligus sebagai nomor telepon.
3.
Mesin stensil
Mesin
stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak
dengan menggunakan pembantu “Kertas Master” yang disebut dengan stensil sheet
atau sheet stensil. Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat
dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplicator
stensil mampu menghasilkan salinan sebanyak 4000 lembar.
Ada 2
macam mesin stensil:
a.
Mesin stensil manual
Ciri-ciri
mesin stensil manual:
1)
Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia
2)
Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3)
Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna
hitam
4)
Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet
scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
5)
Ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5
x 13 inch atau 21,5 x 33 cm)
b.
Mesin stensil spiritus
Ciri-ciri
mesin stensil spiritus:
1)
Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia
2)
Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3)
Menggunakan master paper
4)
Penggandaan menggunakan kertas folio
5)
Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol
4.
Scanner
Fungsi
scanner adalah membaca, merekan, dan mengambil informasi suatu benda baik 2D
atau 3D dan mengimpunya dalam bentuk gambar.
5.
Mesin penghancur dokumen
Cara
pengoperasian mesin :
a.
Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan
b.
Masukan kertas ke dalam mesin, lalu tekan tombol
on
c.
Setelah selesai tekan tombol off dan ambil
potongan kertas dari kotak mesin untuk dibuang
6.
Mesin absensi
Mesin
absensi digunakan untuk menangani data bsensi dan timesheet untuk melakukan
pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar)
a.
Mesin absensi dengan menggunakan Id Card (kartu
penegenal)
Pengoperasiannya
pegawai atau karyawan menggesek Id Card lalu secara otomatis data akan terkirim
ke komputer.
b.
Mesin menggunakan pengenalan sidik jari (Finger
Scan)
Pengoperasiannya
pegawai/karyawan masing-masing di scan sidik jarinya kemudian menekan nomor
pegawai yang mana data dan waktu akan kehadiran dan pulang akan terkirim ke ke
komputer untuk diproses.
7.
Printer
Printer
atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan,
baik berupa teks atau gambar /grafik di atas kertas yang diproses dari
komputer.
8.
Komputer
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia komputer adalah alat elektronik otomatis yang
dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan,
dan memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.
Sistem
komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:
a.
Hardware (perangkat keras)
b.
Software (perangkat lunak)
c.
Barinware (manusia)
Dari segi manajemen ada 3 fungsi fungsi
komputer, yaitu :
a.
Komputer sebagai ingatan (memori)
b.
Komputer sebagai pemroses
c.
Komputer sebagai informasi eksternal
Komentar
Posting Komentar