MENGOPERASIKAN SOFTWARE E-MAIL CLIENT

A.  E-MAIL (ELECTRONIC MAIL)

E-mail (Electronic Mail) merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui jaringan internet.

1.    Cara kerja E-mail

Pada dasarnya proses pengiriman e-mail sama dengan proses pengiriman surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuan. Setelah dikirim melalui komputer yang tersambung internet, sebuah e-mail masuk ke beberapa komputer lain sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika email trsebut sampai ke server yang menjadi tujuan (alamat e-mail yang dituju), e-mail disimpan di pada sebuah mailbox. Pemilik e-mail yang dituju baru bisa mendapatkan e-mail tersebut kalau yang bersangkutan mengecek mailboxnya.

2.    Anatomi Alamat E-mail

Alamat e-mail terdiri dari dua bagian yang dipisahkan oleh tanda axon atau @. Misalnya  alamat : B4rid_64ya@yahoo.com disebelah kiri @ (B4rid_64ya)ndisebut username, yang menunjukan identitas pemilik alamt e-mail, sedangkan di sebelah kanan @ (Yahoo.com) menunjukan identitas mail server di mana seorang user memiliki mailboxnya.

3.    Variasi bentuk komunikasi dengan E-mail

Dalam   beberapa  hal, e-mail  memang meniru snail mail, n,eskipun  jelas e-mail memiliki banyak kelebihan  lain.  lni terlihat jelas pada kemungkinan   bentuk  komunikasi  yang bisa dilakukan dengan e-mail.

a.    Point to Point

Maksudnya  adalah mengirimkan  e-mail  langsung ke sebuah alamat tertentu.  Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering  berkirim  e-mail  bahwa cara ini dinamakan japri,  singkatan dari jalur  pribadi.

b.    Carbon Copy/Cc

Pengertian carbon  di sini  analog dengan  kertas karbon yang digunakan  ketika kamu mengetik surat (dengan mesin tik konvensional)  menggunakan kertas  karbon untuk mendapatkan salinan dokumen.  Maksudnya  adalah sebuah e-mail,  selain ditujukan  ke sebuah alamat utama juga dikirimkan  tembusannya ke alamat lain.  Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali  dengan To, sedangkan alamat tembusannya dituliskan  pada bagian Cc.

c.    Blind Carbon Copy/Bcc

Ini adalah variasi dari Cc. Dengan Cc penerima e-mail yang alamat e-mailnya dituliskan pada bagian to (kepada) oleh si pengirim bisa melihat kepada siapa atau kepada lamat e-mail mana saja e-mail yang diterimanya itu dikirimkan sebagai tembusan. Hal ini terjadi karena ia bisa melihat alamat-lamat tembusan pada bagian Cc e-mailnya.

Jika kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kamu juga mengirimkan tembusannya kepada alamat e-mail orang lain, untuk itulah digunakan Bcc.

d.   Distribution List

Distribution List adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan e-mail secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebar luaskan informasi tertentu tetapi tidak mengharapkan respon dari penerima e-mailnya (penerima e-mail biasanya telah mendaftarkan diri menjadi pelanggan/subscriber).

e.    Discussion  List

Discussion  list seringkali   juga  disebut  mailing   list atau lebih populer dengan mi/is.   Pengertiannya    hampir  sama dengan distribution   list,  namun  milis  memungkinkan   siapa saja yang tergabung menjadi   anggota  untuk  mengirimkan   respons terhadap  sebuah  e-mail.  Tidak semua   orang  bisa bergabung ke dalam sebuah milis. Ada milis yang dibuka untuk kalangan terbatas, ada juga yang terbuka untuk siapa saja.

B.  ETIKA PENULISAN E-MAIL

1.    Jangan Terlalu  Banyak  Mengutip

Hati-hati   dalam   memberikan  e-mail  balasan   (reply).   Fasilitas Reply dari  sebagian   besar program  mailer  biasanya   akan  mengutip pesan asli yang kamu  terima secara  otomatis.  ke dalam   isi  s.uratmu. Jika  harus    mengutip   pesan seseorang  dalam   [awaban   e-mail, usahakan   menghapus   bagian-bagian   yang  tidak perlu,  dan  hanya menjawab bagian-bagian   yang relevan  saja.

2.    Perlakukan E-mail secara pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secara pribadi, kamu tidak sepatunya mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok atau mailinglist. E-mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

3.    Jangan Gunakan Huruf Kapital

Seperti  halnya  membaca surat kabar atau surat pos,  membaca pesan  e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital  yang berlebihan tidak enak dilihat. Di  sampmg itu.  terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat,  penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak, walaupun hanya untuk memben tekanan pada maksud yang akan disampaikan.

4.    Jangan Membicarakan Orang Lain

Jangan membicarakan orang atau pihak  lain,  apalagi membicarakan kejelekan-kejelekannya.  Berhati-hati  lah terhadap apa yang kamu tulis.  E-mail memiliki  fasilitas  bernama  Forward.  Fasilitas ini mengizinkan si penerima e-mail  untuk meneruskan   (forward)   isi e-mail tersebut ke orang  lain.

5.    Jangan Gunakan Cc

Jika kamu ingin mengirim e-mail  ke sejumlah  orang (misalnya di milis),  Jangan cantumkan nama-nama  pada kolom  Cc. Jika kamu melakukan hal itu,  semua  orang yang  menerima   e-mail  akan bisa melihat alamat-alamat e-mail  orang  lain.   Umumnya orang  tidak suka bila alamat e-mailnya  dibeberkan  di depan  umum.  Selalu  gunakan Bcc (blind   carbon  copy).  Dengan cara ini setiap orang  hanya bisa melihat alamat e-mail-nya  sendiri.

6.    Jangan Gunakan Format HTML

Jika kamu mengirim sebuah pesan penting ke rekan lain, jangan gunakan format HTML tanpa kamu yakin bahwa program e-mail rekanmu bisa memahami kode html. Jika tidak, pesan sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan format plain text.

7.    Jawablah Secara masuk akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang dan lebar, dalam satu kata “Good”. Jawaban ini sangat menyebalkan.